Burger en Bestuur

Voor het realiseren van de toekomstvisie Zaans Evenwicht investeren we permanent in het gesprek in de stad. Dit vormt de basis voor het geven van ruimte aan initiatieven uit de stad en voor het samenwerken aan de toekomstontwikkeling van Zaanstad, zoals onder het motto ‘Maak Zaanstad’ gebeurt. We werken actief samen met iedereen die daar een bijdrage aan kan en wil leveren. Het maken van communicatief beleid ‘Op z’n Zaans' betekent dat we in alle fases van het beleidsproces de vraag stellen wie belanghebbenden zijn, wat hun rol is en op welke manier zij ermee te maken krijgen. Waar mogelijk betrekken we hen bij het beleid. Dat begint bij het adequaat informeren van betrokkenen, vervolgens met hen het gesprek aan te gaan, luisteren naar deze input, deze te verwerken en tot slot hierover terug te koppelen. We maken daarbij steeds meer gebruik van digitale mogelijkheden om dit te kunnen faciliteren.

De eerste gesprekken met de stad over thema’s, zoals wonen, bereikbaarheid, economie en toerisme, en arbeidsmarkt en onderwijs, onder het motto MAAK.Zaanstad zijn afgerond. Aan de stad zal een terugkoppeling worden gegeven over wat met de input in de gesprekken is gebeurd en hoe dit wordt vertaald naar een uitvoerings- en investeringsagenda.

Met MAAK.Zaanstad is geoefend met interactieve manieren van digitaal communiceren door de inzet van nieuwe (social) media, zoals Facebook.

Vanaf de zomer wordt webcare breder ingezet. Verder wordt meer met film gewerkt. Een voorbeeld hiervan is het campagnefilmpje om goed ‘bruggedrag’ te bevorderen. Dat sluit beter aan bij verschillende vormen van digitale communicatie.

Een vergunning, subsidie, rijbewijs en voorziening aanvragen of een bezwaarschrift indienen kost tijd en geld. Daarom streven we naar minder en eenvoudiger regels en snellere procedures. Daarnaast zorgen we dat onze dienstverlening ook digitaal kan (zie ook 2.2 van dit programma). Vermindering van regeldruk raakt procedures en regels op verschillende beleidsterreinen in de hele organisatie. (zie onder meer ook de programma’s 3 en 4). Maatregelen die Zaanstad samen met andere overheden neemt of al heeft genomen om de regeldruk te verminderen, zijn onder meer:

- Het digitaal aanvragen van een vergunning voor een dakkapel en andere vergunningen
- Eens per tien jaar een paspoort aanvragen in plaats van eens per vijf jaar
- Het verminderen van het aantal regels in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV)
- Via Sociale Wijkteams gezinnen meer ondersteuning op maat bieden
- Het eenvoudiger en duidelijker maken van handhavingsbrieven, brieven voor bezwaar en bewonersbrieven.

Waar het gaat om het verminderen van regels van andere overheden gebruikt Zaanstad de bestuurlijke netwerken. (zie onder 1.1 van dit programma)

In contacten met inwoners, bedrijven en organisaties willen we juridische procedures waar mogelijk voorkomen. We staan open voor feedback en willen daarvan leren. Komt het toch tot een schadeclaim, bezwaar- of beroepsprocedure, dan nemen we persoonlijk contact op om in overleg tot oplossingen te komen. Als dit niet lukt, gebruiken we de formele weg. Zie rekenkamerrapport afwikkeling van niet-fiscale bezwaren oktober 2014.
Deze inzet op persoonlijk contact leidt naar verwachting tot een afname van het aantal bezwaar- en beroepsprocedures. Tegelijkertijd neemt met de drie decentralisaties in het sociaal domein het aantal aanvragen dat de gemeente afhandelt toe en daarmee ook het aantal bezwaren. In de eerste zes maanden van 2015 is het aantal bezwaren op gelijk niveau gebleven. Dat betekent dus relatief een verbetering. Het is nog te vroeg om conclusies over de effectiviteit van deze ‘informele methode’ te trekken; mogelijk duurt het even voordat de gemeente met bezwaren op de nieuwe taken te maken krijgt. In de eerste fase was zorgcontinuïteit gegarandeerd. Als voor deze groep veranderingen gaan optreden, kan het aantal bezwaren alsnog stijgen.

Begin dit jaar heeft het programma regeldruk een overzicht gemaakt van de bereikte resultaten. De rapportage van begin dit jaar liet zien dat op het terrein van efficiëntie de belangrijkste doelstellingen al gerealiseerd zijn en daarin niet meer veel ruimte verwacht wordt. Op het terrein van het maken van betere regels (geen overbodige regels, minder tegenstrijdige regels, ruimte voor maatwerk binnen de regels) en het hanteren van de menselijke maat bij zowel de toepassing van regels en bij (dreigende) conflicten is de informele methode inmiddels ook breed door de organisatie omarmd. Hier is nog meer te bereiken als de ervaring toeneemt, de vaardigheden bij nieuwe werkwijze hebben namelijk tijd nodig om zich te ontwikkelen. De verbetering zien wij terug in de daling van het aantal bezwaarschriften in ruimtelijke zaken, al speelt het relatief lage aantal bouwprojecten van de afgelopen tijd ook een rol.

De opgave van de gemeente ligt nu vooral bij het omgaan met de verschillende rollen van de overheid en in het bijzonder met de meervoudigheid daarvan. De afgelopen jaren hebben wij hiermee veel geëxperimenteerd. We komen nu in de fase dat wij de verschillende rollen veel meer ‘gewoon’ onderdeel van ons werk maken. De experimenten pasten goed binnen programmasturing. Maar het sturen op het vergroten van de competenties om met de informele werkwijze te werken én om te gaan met meervoudige sturing vraagt een aanpak binnen de lijn, waarbij reflecteren en leren een belangrijke plek dienen te krijgen. Daarmee bouwen wij voort op en geven wij invulling aan het speerpunt dat in de laatste kadernota is genoemd onder de noemer ‘besturen en organiseren’.

De activiteiten rond regeldruk en het omgaan met verschillende sturingsrollen en instrumenten wordt daarmee in de lijn gebracht. De rapportage over de voortgang krijgt vorm binnen de reguliere P&C cyclus.

Een betrouwbare overheid is een voorwaarde voor inwoners en andere partijen om initiatief te nemen en samen te werken. Transparant zijn in het doen laten van bestuur en organisatie kan bijdragen aan het vertrouwen. Ontwikkelingen in de informatietechnologie en digitalisering bieden meer mogelijkheden om transparant te zijn als overheid. Voorbeeld is het beschikbaar stellen van OmgevingsAlert apps. Het bestuur wil nog beter inzichtelijk maken welke afwegingen zijn gemaakt voorafgaand aan een besluit.

In de informatiestrategie heeft de Slimme Stad prioriteit. Een 'Slimme Stad’ zet in op technologische oplossingen die zorgen voor versnelde duurzame economische groei. Dit zorgt er enerzijds voor dat partners en inwoners een vergelijkbare informatiepositie als de gemeente hebben bij het maken van plannen. Anderzijds leidt het tot meer werken op basis van data-analyse. De strategie is deze zomer ter voorbereiding op de begroting verder uitgewerkt.

Het doel is om de regel- en administratieve (lasten)druk voor burgers te verminderen en de klantgerichtheid te verhogen door de indieningsvereisten die nodig zijn voor de vergunningsaanvraag te minimaliseren, vergunningen waar mogelijk te vervangen door meldingen en zo veel mogelijk digitale intake mogelijk te maken. Digitaliseren begint bij het online aanvragen van vergunningen. Dat zal voor de burger de komende jaren steeds gemakkelijker worden. Waar mogelijk worden vergunningen op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening vervangen door meldingen. Dit vermindert de administratieve lastendruk voor de burger.

De (omgevings)vergunningen worden sneller afgegeven, dat wil zeggen: ruim binnen de wettelijke termijn. Dit komt door een lean (efficiënt en effectief) ingericht vergunningenproces en door verruiming, aanpassing of afschaffing van de kaders waaraan wordt getoetst. Het herontwerpen van de verschillende vergunningsprocedures zorgt ervoor dat de doorlooptijden omlaag gaan.

Bij bezwaar en beroep tegen de vergunningen passen we in bepaalde gevallen instrumenten als mediation en bemiddeling toe om lange juridische trajecten te voorkomen.

De uitbreiding van de digitale vergunningen wordt, op de horeca exploitatievergunning na, dit jaar afgerond.

De gemeente Zaanstad stelt steeds meer producten en diensten digitaal beschikbaar op de website. Zo kunnen inwoners, ondernemers en instellingen snel en makkelijk zelf via www.zaanstad.nl hun zaken regelen op het tijdstip dat hen het beste uitkomt.
Het Drempelvrij-keurmerk borgt dat www.zaanstad.nl ook toegankelijk is voor mensen met een visuele, auditieve, verstandelijke of motorische handicap. Ook voor senioren, mensen met dyslexie en mensen die Nederlands als tweede taal spreken, hoort www.zaanstad.nl een toegankelijke website te zijn. Hier wordt in voorzien door met heldere teksten in eenvoudig Nederlands te werken en gebruiksvriendelijke formulieren die gemakkelijk zijn in te vullen.
Conform het uitvoeringsprogramma visie op dienstverlening 2017 ontwikkelen wij de gemeentelijke website (www.zaanstad.nl) door, met als doel deze zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Inwoners die geen toegang hebben tot internet of die niet digitaal vaardig zijn, vallen niet tussen wal en schip . De menselijke maat is hierin bepalend. Dan is er altijd de telefonische ingang of persoonlijke ondersteuning van het Sociaal Wijkteam voor een snel antwoord of ondersteuning met het internet. Zo blijft de dienstverlening voor iedereen beschikbaar.

Zaanstad heeft een vangnet georganiseerd voor inwoners die geen gebruik kunnen maken van de digitale zelfservice. In eerste instantie worden inwoners zo goed mogelijk geholpen aan de telefoon. Mochten zij niet aan de telefoon kunnen worden geholpen dan wordt door de callcenteragent maatwerk geleverd of worden zij doorverwezen naar een Sociaal Wijkteam.

Bij geboorte, verhuizing, reizen, een nieuwe baan en autorijden zijn vaak producten of diensten van de gemeente nodig. Producten die online kunnen worden aangevraagd maken wij aantrekkelijk door de aanvraag eenvoudig te maken en makkelijk vindbaar. We stimuleren actief het gebruik hiervan. Voor sommige producten en diensten is een bezoek aan de balie in het stadhuis wettelijk verplicht. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een paspoort, ook al is het paspoort sinds 2014 tien in plaats van vijf jaar geldig.
Vanaf 1 januari 2016 streven wij er naar tot om 60% te gaan werken op afspraak. Voor de burgers die digitaal geen afspraak kunnen (laten) maken wordt in de publiekshal voor maatwerk gezorgd. De service van huisbezoeken voor de aanvraag en afgifte van identificatiedocumenten wordt gehandhaafd voor de kwetsbare groep inwoners die om gezondheidsredenen niet in staat is om naar het stadhuis te komen. Uitgangspunt is en blijft dat dienstverlening voor iedereen bereikbaar blijft.

In de publiekshal helpen gastvrouwen en -heren inwoners die daar behoefte aan hebben bij het digitaal aanvragen van producten en diensten van de gemeente. Inwoners die hier gebruik van maakten, ervaren dit als zeer positief.

De pilot om in 2016 volledig op afspraak te werken wordt op verzoek van de raad niet gedaan.

De Archiefwet verplicht de gemeente wettelijk om de archiefstukken in goede staat te houden en ervoor te zorgen dat burgers deze kunnen raadplegen. Dat gebeurt steeds vaker digitaal. Burgers kunnen de stukken daardoor vanuit huis bekijken en de stukken (internationaal) delen. De digitalisering levert bovendien efficiency op voor de organisatie. Met name het populaire genealogische materiaal gaan we digitaliseren. Daarnaast vindt de ontwikkeling naar e-depots plaats: informatie die digitaal wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Ook hier gaan we de komende jaren aan werken.

In de ontsluiting van de archieven maken we een inhaalslag. Zaanstad beschikt over een collectie particuliere archieven uit de 18e en 19e eeuw en over de archieven van de besturen van de voormalige gemeenten. Met het ontsluiten en het in samenhang plaatsen in de historische context maken wij deze archieven toegankelijk.
Met het ontsloten en gedigitaliseerde materiaal draagt het gemeentearchief bij aan een betere en completere beeldbank en het behoud van het erfgoed van de Zaanstreek (zie ook paragraaf 4.1 van programma 4). Ook het educatieprogramma (zie ook paragraaf 1.1 van programma 3) draagt hieraan bij. Dit programma actualiseren wij in 2016.

Voordat wordt overgaan om actief te werven op archieven wordt eerst de huidige voorraad van de archieven van relevante Zaanse bedrijven weggewerkt.

Binnen de gemeente worden naast de maatschappelijke taken ook taken uitgevoerd die ondersteunend zijn aan de organisatie. De opgave is om die ondersteuning zodanig te leveren, dat de rest van de organisatie zich kan richten op haar maatschappelijke kerntaken. Het gaat dan om het bieden van de juiste randvoorwaarden voor een goede werkomgeving, ondersteuning bij verschillende administratieve processen en managementtaken en advisering over de inzet van mens en middelen. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt dit verder uiteengezet.

Voor dit programma worden die ondersteunende taken uitgelicht waarbij sprake is van een directe relatie met en zichtbaarheid voor inwoners, ondernemers en instellingen. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van subsidieaanvragen, het betalen van facturen van leveranciers en zorgvuldige procedures bij het inkopen en aanbesteden van diensten, leveringen en werken. Maar ook de toegankelijkheid van fysieke en digitale omgevingen van de gemeente zijn belangrijk als visitekaartje van de gemeente. Waarbij veiligheid als een vanzelfsprekend kan worden ervaren.

Naar verwachting wordt het project Contract- en Bestelmanagement afgerond in de loop van 2016 en ingebed in de organisatie. Dit betekent dat het proces van inkoop en aanbestedingen en het proces verwerken van facturen wordt versimpeld en digitaal ondersteund. Op een aantal organisatieonderdelen is al gestart met pilots om op een nieuwe manier te werken met het proces van inkoop en aanbestedingen en het proces verwerken van facturen. Echter, het (positieve) effect van het project op het percentage facturen betaald binnen 30 dagen is pas zichtbaar vanaf 2017.

Hier worden alle kosten die samenhangen met B&W verantwoord.

Hier worden alle kosten die samenhangen met de gemeenteraad verantwoord.

Hier worden alle kosten die samenhangen met de griffie verantwoord.