Apparaatskosten

Ontwikkeling inzet capaciteit
In de begroting 2016-2019 zit een opgave voor krimp van de organisatie vanwege de bezuinigingsmaatregelen die eerder zijn gepland. De belangrijkste maatregelen zijn het eenvoudiger en efficiënter kunnen werken door het digitaliseren en automatiseren van processen die tegelijkertijd worden geoptimaliseerd. De ervaring is inmiddels dat het meer tijd kost voordat deze interventies volledig tot het gewenste effect van vermindering van werk leiden.
Verder wordt gestuurd op reductie van de werkomvang door bijvoorbeeld taken over te laten aan initiatiefnemers in de stad en door meer te investeren op preventie. Maar het is ook duidelijk dat capaciteit nodig is voor het kunnen uitvoeren van alle nieuwe wettelijke taken en ambities voor de stad. De ontwikkeling van de organisatie brengt wijzigingen in formatie en bezetting met zich mee zonder dat er sprake is van grote reorganisaties. Het resultaat van deze ontwikkelingen is dat voor circa 26 fte aan (tijdelijke) formatie wordt aangevraagd bij de burap en dekking wordt gevonden binnen de programmabudgetten.

De druk op de organisatie leidt niet alleen tot het voorstel voor formatie-uitbreiding en een stijging van de instroom. Er is ook behoefte aan de nodige inzet van externe inhuur om continuïteit van dienstverlening te borgen, pieken in het werk op te vangen en om projecten in de stad te kunnen realiseren zoals de samenwerking met het Havenbedrijf Amsterdam om de cruisevaart te bevorderen, Pilots Ruimte Geven, het Groen-Waterplan en de Historische Linten.

Tabel personele kengetallen

Tabel capaciteitskosten                         

*)    Salariskosten is exclusief B&W en Raad en inclusief salariskosten van boventalligen. De salariskosten van boventalligen
      zijn niet begroot. Voor deze salariskosten  is een voorziening gevormd. De salariskosten én de ontvangen baten door
      detacheringen van boventalligen worden verrekend met deze voorziening.

Ontwikkeling personeelsbegroting
Voorgesteld wordt om de personeelsbegroting in totaal met € 4,9 mln te verhogen. Hoewel een aantal taakstellingen zijn ingevuld, wordt tegelijk voorgesteld om uit bestaande budgetten de formatie uit te breiden met als gevolg dat de personeelsbegroting stijgt. Daarnaast stijgt de personeelsbegroting als gevolg van cao-ontwikkelingen en de invoering van het Individueel Keuzebudget (IKB). De invoering van het IKB leidt tot een eenmalige last in 2016 van € 2,6 mln. Dit wordt uitgebreid toegelicht onder het kopje op de volgende pagina.
Naast de salaris(gerelateerde) kosten en de kosten van externe inhuur zijn in 2016 ook inkomsten die worden begroot. Medewerkers van Zaanstad worden regelmatig gedetacheerd naar andere organisaties, zoals gemeenten, en hiervoor worden vergoedingen in rekening gebracht. Bij de burap 2016 gaat het om een bedrag van circa € 130.000.

Boventalligen
Begin 2016 hebben drie van de vijf boventalligen een andere functie gevonden binnen of buiten de organisatie. Als gevolg van doorontwikkeling van de organisatie krijgen dit jaar nog twee medewerkers de status boventalligheid toegekend. Ook zij krijgen een begeleidingstraject van werk naar werk.

Ontwikkelingen op het gebied van personeel en arbeid

Bij de begroting 2015-2018 is het WW-budget verhoogd met € 200.000 onder meer op grond van de verwachting van mogelijke WW-kosten van boventallige medewerkers wier boventalligheid in 2015 of 2016 zou aflopen en in deze periode geen andere werkkring konden vinden. De WW-aanspraken uit deze groep zijn beperkt gebleven. Op grond van de verwachte uitstroom in 2016 door beëindiging van tijdelijke contracten en de mogelijk hieruit volgende WW-verplichtingen zal het WW-budget bij de narap 2016 geactualiseerd worden.  

Verzuim
Voor het jaar 2016 is de norm van verzuim gesteld op 4,9%. Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage over de eerste vijf maanden van 2016 komt uit op 5,9 % ten opzichte van 6,6 % gemeten over dezelfde periode in 2015. Een punt van zorg is het hoge percentage langdurig verzuim (3,5 % van de 5,9 % aan totaal verzuim) met als belangrijke factor de ervaren werkdruk en de balans werk en privé, dat voortkomt uit psychische belasting (bijvoorbeeld uit werkdruk). Blijvende aandacht wordt gegeven aan preventie van en begeleiding bij ziekteverzuim. In dit kader worden workshops aangeboden aan medewerkers. Daarnaast vinden gerichte interventies plaats op afdelingen om het verzuim snel terug te dringen. Ziekteverzuimtrainingen voor leidinggevenden worden in 2016 qua inhoud telkens afgestemd op de behoefte van leidinggevenden.

Medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
Zaanstad wil een voorbeeld zijn in participatie van bewoners met een afstand tot de
arbeidsmarkt. De koers die de gemeente Zaanstad wil volgen ten aanzien van participatie wordt vertaald in structureel beleid en een uitvoeringsplan voor de gemeente als werkgever. Binnen de
hele organisatie zal ruimte worden gecreëerd voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en arbeidsgehandicapten. De reeds bestaande mogelijkheden, zoals in het groenonderhoud en de inzet van gastvrouwen, worden gecontinueerd. Zaanstad bouwt hiermee aan eigen expertise op het
gebied van inzet arbeidsparticipanten en hun toeleiding naar de reguliere arbeidsmarkt.

Cao-ontwikkelingen en IKB
De nieuwe cao gemeenten is van kracht en heeft een looptijd tot 1 mei 2017. Deze cao bevat afspraken over loonsverhoging (3% per 1 januari 2016  en 0,4% per 1 januari 2017). In navolging van deze cao en wijzigingen in pensioenpremies en sociale lasten is de salarisbegroting voor 2016 bijgesteld met € 0,4 mln.

De overgang naar het IKB per 1 januari 2017 betekent onder meer dat er in 2017 voor 19 maanden aan vakantietoelage moet worden uitbetaald in plaats van 12 maanden. Dit komt omdat de huidige vakantietoelage wordt opgebouwd over de  maanden juni tot en met mei en het IKB wordt opgebouwd over een kalenderjaar. De medewerkers krijgen derhalve IKB uitbetaald in 2017 over de periode januari 2017 tot en met december 2017 en zij krijgen daarbij, als gevolg van de overgang, de vakantietoelage die is opgebouwd over de periode juni 2016 – december 2016 ook uitbetaald in mei 2017. Deze extra uitgave vindt alleen plaats in het eerste jaar van invoering.

Deze vakantietoelage opgebouwd van juni tot en met december 2016 is een eenmalige kostenpost en bedraagt € 2,6 mln berekend op de huidige bezetting. De Commissie BBV geeft de richtlijn mee om voor het deel 2016 een incidentele verplichting op te nemen bij de jaarrekening 2016. Dit wordt nu bij de burap gemeld. Bij de narap actualiseren wij dit bedrag op basis van de dan geldende bezetting.

Opleidingen en Ontwikkeling
De organisatie is de uitdaging aangegaan om werk te maken van ontwikkeling. Er is een nieuwe manier van toewijzen van opleidingsbudgetten en het managen van de bestedingen ingevoerd. De eerder gehanteerde werkwijze was niet effectief, omdat het de organisatie niet ondersteunde om de opgaven te vervullen en een lerende, wendbare organisatie te zijn.
In de nieuwe systematiek wordt het budget centraal  beheerd en haalt de opleidingsadviseur de concrete opleidingsvoornemens op bij sectoren en afdelingen. Dit verbetert de monitoring op de voortgang van de plannen en de bestedingen. Voor 2016 is het centraal opleidingsbudget vastgesteld op € 1,4 miljoen, waarvan tot nu toe circa € 575.000 is besteed.  
De organisatie moet wennen aan de nieuwe werkwijze en dit zorgt ervoor in het eerste halfjaar nog vooral is geïnvesteerd op ontwikkeling van kennis en vaardigheden binnen de functie en voor persoonlijke en loopbaanontwikkeling. Binnen het maatschappelijk en stedelijk domein zijn collectieve initiatieven te zien. In de tweede helft van 2016 wordt verder invulling gegeven aan de lerende organisatie, onder meer met een 70-20-10 expertprogramma en een talentenprogramma. Naar verwachting wordt het opleidingsbudget voor 2016 volledig benut.