Voortgangsrapportage bezuinigingen

11.4.1.1

Alleen welstandstoets uitvoeren in speerpuntgebieden

11.6.7

Maatregelen BaanStede

11.7.2

Effectiever en efficiënter inkopen

11.7.3

Ombuiging staf en ondersteuning

13.2.6

Verminderen van het adviseren over vergunningsaanvragen aan burgers, bedrijven

13.6.3

Buitensportvoorzieningen

13.9.1

Verminderen van het aantal leidinggevenden

14.1.3

Omvormingen in de openbare ruimte

14.1.5

Afstoten beheer en onderhoud watergangen

14.3.1

Versoberen arbeidsvoorwaarden

14.4.1

Centrale regie betaald parkeren

14.7.1

Reduceren kosten bedrijfsvoering

14.9.2

WMO huishoudelijke hulp

14.9.6

Vergunningverlening

15.1

Bewindvoering budgetbeheer zelf uitvoeren

15.11

Minder secretariële ondersteuning

15.2

Efficiency- en aanbestedingsvoordelen maatwerktaken

15.3

Meer efficiency en effectiviteit AMHK, OGGZ

15.5

Digitalisering werkprocessen

15.6

Minder formatie door vermindering regeldruk

15.7

Verhuur stadhuis

15.9

Locatie Jongerenloket

Door niet alle gebieden van Zaanstad meer volledig te laten toetsen aan de redelijke eisen van welstand, maar alleen in speerpunt gebieden, kan de gemeente bezuinigen. Hierdoor wordt ambtelijke capaciteit bespaard op meerdere plaatsen in de vergunningsketen en is het gelijk mogelijk de regeldruk richting de burger te verminderen.

Aangezien er geen nieuwe peiling is geweest na de jaarrekening blijft de tekst hetzelfde.

Gekeken naar de bezuiniging, alleen de welstandstoets uitvoeren in speerpuntgebieden, zien we dat door niet alle gebieden van Zaanstad meer volledig te laten toetsen aan de redelijke eisen van welstand, maar alleen in speerpunt gebieden, de gemeente kan bezuinigen. Hierdoor wordt ambtelijk capaciteit bespaard en is het mogelijk de regeldruk richting de burger te verminderen. In 2015 zijn er 456 omgevingsvergunningen aangevraagd waarbij het aspect welstand een rol speelde. Hiervan was bij 61 gevallen géén advies van de commissie Welstand en Monumenten noodzakelijk. Deze aanvragen lagen namelijk in welstandsvrije gebieden waar bouwplannen tot aan 2018 in de praktijk niet getoetst worden aan redelijke eisen van welstand.  Ten behoeve van de evaluatie, is bekeken hoe normaalgesproken zou zijn geadviseerd op basis van criteria die zonder proef zouden gelden volgens de Welstandsnota Zaanstad 2013. Dit levert de volgende uitkomsten op:
•   Positief advies:  52
•   Bijsturing:            8
•   Exces:                 1

Inzicht in de effecten op de verschijningsvorm:
In 15% van de gevallen had de commissie Welstand en Monumenten/ambtelijk plantoetser bijsturing nodig geacht.
Het betrof allemaal zogeheten kleine plannen, die ambtelijk konden worden behandeld.
Effect op de efficiëntie van de organisatie. Behaalde bezuinigingen in het voortraject

In 2015 zijn 13% (61 van de 456 aanvragen) minder plannen voor advies voorgelegd aan de commissie Welstand en Monumenten als gevolg van het instellen van de proef met de welstandsvrije gebieden. Aanvragers hoeven voor deze plannen géén leges welstand af te dragen. Voor de ambtelijke organisatie betekent dit dat hierdoor efficiënter kan worden gewerkt: er hoeft geen advies aanvraag te worden uitgezet en de resultaten hoeven niet verwerkt te worden. Effect op de belasting voor de juridische afdeling In 2015 heeft de welstandsvrije proef niet geleid tot noemenswaardige belasting van de afdeling Juridische Zaken. In een enkele zaak waarbij welstand een rol speelde, was dit slechts één van de aspecten waardoor dit niet aan de welstandsvrije proef is te wijten.

Het verlagen van de gemeentelijke bijdrage aan gemeenschappelijke regeling door verlaging van de bedrijfsvoeringskosten bij BaanStede en waar mogelijk verhoging van de inkomsten uit opdrachten van de gemeente(n)

Zoals bekend is het transitieplan Baanstede in de oorspronkelijke vorm gestopt. De herstructurering die het resultaat van het transitieplan moest zijn, gaat hiermee ook niet gerealiseerd worden. Desalniettemin werken we met de gemeenten in de regio – en Purmerend in het bijzonder – aan een Participatiebedrijf, waarin de kennis en expertise van Baanstede is opgenomen, dat dé uitvoeringsorganisatie wordt voor de brede opgave van de Participatiewet. Hiermee is deze maatregel niet langer relevant en is dit de laatste rapportage op deze maatregel.

Deze maatregel betreft de gemeentebrede inkooptaakstelling

Het is gelukt om in 2015 voor de begroting 2016 en verder te komen tot voorstellen die de taakstelling volledig invullen.

Het reduceren van de omvang van Staf & Ondersteuning (S&O) door innovatie en bezuiniging.

Zoals bericht bij de jaarrekening is er voor 2016 en verder materiële invulling gevonden voor deze taakstelling. In dit geval kon een deel van het budget voor vakliteratuur worden benut. De vraag naar papieren abonnementen is afgenomen aangezien steeds meer actuele en betrouwbare informatie online beschikbaar is.

Door een terugval in het aantal vergunningaanvragen is er eveneens minder behoefte aan advisering bij vergunningaanvragen.

Inhoudelijk zijn we met het ontkaderen goed op koers. Zo is er een mogelijkheid om een burenakkoord aan te gaan, is er nieuw geluidbeleid en parkeerbeleid. Maatschappelijk hebben deze aanpassingen of nieuwe regels veel opgeleverd. Er wordt meer ruimte gegeven voor individuele gevallen. Deze extra ruimte levert aan de andere kant ook meer maatwerk voor de organisatie op. Hierdoor neemt de druk op de gemeentelijk capaciteit toe.

Op basis van een recente benchmark is gebleken dat Zaanstad naar verhouding veel leidinggevenden heeft. Het aantal leidinggevend zal daarom worden teruggebracht.

Door op verschillende plekken, waaronder op directieniveau, te werken met een grotere span of control is een structurele oplossing gevonden voor deze taakstelling.

Het aanpassen van de openbare ruimte of de voorzieningen daarin, zodat de onderhoudslasten afnemen.

De gemeente is bezig met het omvormen van groen. Hierbij worden de dure groensoorten (sierbeplanting) omgezet naar goedkopere groensoorten, zoals gras. Tot en met 2015 is in totaal een areaal van 32.000 m² omgevormd en de verwachting is dat eind 2016 in totaal 66.000 m² is omgevormd. Dit is conform de planning.

De overdracht van het beheer en onderhoud van watergangen aan het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK).

Het waterschap gaat met de najaarsschouw de onderhoudstaak van de gemeente overnemen. Een voorstel voor de overdracht van het beheer en het onderhoud is in ter besluitvorming voorgelegd aan het hoogheemraadschap en de gemeente. Dit is conform de planning. Hiermee wordt invulling gegeven aan de bezuinigingsopgave op het gebied van beheer en onderhoud watergangen

Het doel van dit voorstel is om te komen tot een professionelere, flexibele aansturing voor de uitvoering van het product ‘fiscaal parkeren’ en hiermee tot een efficiencyvoordeel te komen. De belangrijkste onderdelen hiervan zijn:• Verantwoording: alle kosten en baten m.b.t. betaald parkeren komen samen.• Communicatie: één aanspreekpunt voor betaald parkeren, zowel voor interne partners als externe partijen.• Coördinatie: integrale afstemming van parkeertoezicht, uitvoerend beleid, financiële sturing, inrichten fysieke omgeving,                managementinformatie op 1 plek.• Efficiëntie: optimale flexibiliteit van de inzet van parkeertoezicht en afstemming op het naleef gedrag.• Financiën: professionele sturing op kosten en baten.Informatie: scherpere sturing op managementinformatie en beleidsinformatie.

Alle kosten en baten fiscaal parkeren komen thans bij Centrale Regie Parkeren (CPR) en er wordt nauwgezet op gestuurd.  
Communicatie, coördinatie, integrale afstemming parkeertoezicht ect zijn georganiseerd op één plek (CRP). De inzetflexibiliteit is ingebed en toekomstgericht. Daarnaast is deze afgestemd op een verdere verhoging van het naleefgedrag (betalingsbereidheid). Tevens is de sturing op management- en beleidsinformatie verbeterd.

Het naleefgedrag is inmiddels gestegen naar 96%. De effecten van informatie gestuurde inzet zijn merkbaar. In Q1 zet deze tendens zich voort en extrapolatie op het product ‘baten parkeerbelasting’ laten zien de opbrengsten conform loopt aan de jaarbegroting .
Omdat het naleefgedrag is gestegen zullen de opbrengsten op het product “naheffingsaanslagen” lager uitvallen maar op het product “parkeergeld” wat hoger. De inkomsten van de parkeervergunningen gaan conform.
De digitalisering van de parkeer- en bezoekersvergunningen is afgerond. De technische implementatie van de bestuurlijke wensen zullen echter in het najaar gerealiseerd gaan worden.

Omdat het aantal leidinggevenden de komende jaren afneemt, kan ook de capaciteit van de secretariele ondersteuning dalen. De bezuinigingsreeks is als volgt: 0 (2015), -60 (2016), -120 (2017), -120 (2018)De mutatie is al financieel gekort op de lonen, echter de formatie die ingeleverd moet worden moet nog worden toegewezen.

Het is gelukt om tot een invulling te komen voor deze taakstelling. De invulling is gekoppeld aan een toekomstbestendig takenpakket dat rekening houdt met ontwikkelingen op het vlak van digitale hulpmiddelen en toenemende digitale vaardigheden van medewerkers en managers binnen de organisatie.

De afgelopen jaren zijn al veel dienstverleningsprocessen gedigitaliseerd. De nadruk is daarbij gelegd op de processen in het Klant Contact Center. Een zelfde aanpak is ook mogelijk op andere processen. Door alle processen en poststromen te digitaliseren, voldoet de gemeente aan de eis van minister Plasterk om in 2017 alle transacties digitaal te kunnen afhandelen. Voor mensen die daartoe niet in staat zijn, blijft een analoge afhandeling mogelijk. De processen worden daarmee minder arbeidsintensief, waardoor een bezuiniging te realiseren is. Omdat het opnieuw ontwerpen van de werkprocessen en het digitaliseren daarvan tijd vergt, gaat de bezuiniging in vanaf 2017.

We slagen erin om de processen steeds verder te digitaliseren en de administratieve processen te vereenvoudigen. Het is dan ook realistisch dat de taakstelling wordt geëffectueerd.

De gemeente werkt in toenemende mate met vele partners samen aan het realiseren van beleidsdoelstellingen. Het samenwerken met deze partners wordt eenvoudiger als ze zich dichtbij bevinden. Door het huisvesten van partners in het stadhuis kan enerzijds de samenwerking worden versterkt en anderzijds worden extra baten gerealiseerd. Ook worden de faciliteiten in het stadhuis dan beter benut. Omdat de organisatie krimpt, komt er meer ruimte in het stadhuis. De gemiddelde bezetting van de werkplekken is inmiddels 50%, de piekbelasting is circa 70%. Door het krimpen van de organisatie worden de vaste kosten per formatie hoger. Daar komt bij dat er de komende jaren ook dekking wegvalt voor een deel van de vaste kosten in de grondexploitaties. Een bestaand voorbeeld is de vestiging van het Veiligheidshuis in het stadhuis. Ook kan er gedacht worden aan partners als

Per 1 januari 2016 wordt een gedeelte van de begane grond verhuurd, hierdoor wordt er invulling gegeven aan de taakstelling.

We gaan de bewindvoering van het budgetbeheer zelf uitvoeren. Dit levert een besparing op van netto (100) op het budget uitvoering bijzondere bijstand.

De gemeente zet conform de vastgestelde visie en strategie armoedeopgave in op vroegsignalering en preventie om verdere groei van bewindvoering te voorkomen. Mocht bewindvoering toch nodig zijn dan wil de gemeente meer grip krijgen op de kwaliteit en de integraliteit van het aanbod in relatie tot de ondersteuning die vanuit de Sociale Wijkteams of Jeugdteams geboden wordt. De gemeente start 2016 gestart met een project bewindvoering om bovenstaande doelstellingen te realiseren.”

Het college zet de komende jaren sterk in op vermindering en vereenvoudiging van de lokale regelgeving. Ook zal het college bij andere overheden lobbyen als bestaande regelgeving als knellend wordt ervaren of onbedoelde effecten heeft. Bij mogelijk conflicten tussen de gemeente en belanghebbenden zet de gemeente eerst in op overleg, dan mediation en ten slotte wordt pas gebruik gemaakt van boetes en/of procedures. Met deze aanpak kan op termijn worden bezuinigd op capaciteit van handhaving en juridische zaken.

In de begroting is opgenomen dat de taakstelling verminderen regeldruk in 2017 een generieke besparing van 300.000 Euro oplevert oplopend tot 500.000 Euro in 2018. Het college heeft de raad begin 2016 geïnformeerd over de stand van zaken van het uitvoeringsprogramma Verminderen regeldruk en de taakstelling: Zaanstad heeft de laatste jaren nadrukkelijk ingezet op maatwerk, ontkaderen, de informele methode en het verminderen van procedures en regeldruk. Zaanstad is goed op weg in de ambitie om ervaren regeldruk te verminderen. Omdat Zaanstad goede dienstverlening aan bewoners, organisaties en bedrijven belangrijk vindt, kiezen we ervoor om hier onverminderd op in te zetten. Hierdoor wordt de taakstelling niet bereikt. Verdere uitwerking vindt plaats bij de begroting 2017-2020.

Door de toegang anders te organiseren en te vereenvoudigen, kan de huurovereenkomst voor de locatie van het Jongerenloket per 1 februari 2016 worden stopgezet. Dit levert een besparing op van (30) vanaf 2016.

Uit het onderzoek naar de positionering van het jongerenloket is gebleken dat de dienstverlening van het jongerenloket complementair is aan het onderwijs, sociaal wijkteam en de jeugdteams. Het jongerenloket is verhuisd naar een nieuwe locatie maar de schaalvoordelen op de huisvesting zijn hiermee niet gerealiseerd. Het nadeel kan worden opgevangen binnen de bestaande budgetten.

Een groot deel van de arbeidsvoorwaarden ligt vast in een CAO. Daar wordt landelijk over onderhandeld. Een deel van de arbeidsvoorwaarden is specifiek Zaans en is opgenomen in het Sociaal Kader. Op 1 januari 2014 loopt het huidig sociaal kader af en zal een nieuw sociaal kader moeten worden opgesteld.  Het college is van mening dat in deze tijden de arbeidsvoorwaarden versoberd mogen worden waar dat mogelijk is. Dat geldt voor bijvoorbeeld het voorkomen van uitbetalen van overwerk door goed te roosteren, het verminderen van de mogelijkheid om diverse regelingen te stapelen etc. Ook zal worden onderzocht om medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid te geven bij het vormgeven van hun carrière. Daardoor zouden de administratieve lasten kunnen dalen. Voor dit pakket van maatregelen geldt dat ze worden opgenomen in een nieuw sociaal kader dat moet worden besproken met het Georganiseerd Overleg.

In 2015 is bij de Burap en de jaarrekening gemeld dat deze taakstelling niet volledig kon worden gerealiseerd.

Het domein Bedrijfsvoering is volgend op de ontwikkelingen in de organisatie. Dat betekent dat de bedrijfsvoering formatief meebeweegt met de krimp van de organisatie door enerzijds minder werkaanbod en anderzijds doordat ingezet wordt op verdere efficiencyverbetering. De efficiencyverbetering zal hand in hand gaan met het verder uitbouwen van het huidige kwaliteitsniveau van de bedrijfsvoering om de ingezette richting en om andere organisaties te ondersteunen in hun bedrijfsvoering verder gestalte te geven.  Binnen de organisatie wordt ernaar gestreefd het percentage voor de inzet van staf en ondersteuning op maximaal 24% te houden. Voor deze ombuiging is uitgegaan van 4 FTE reductie vanaf 2015 oplopend tot 12 FTE in 2017.

Conform de analyse die is opgesteld is de taakstelling voor de Burap voor een groot deel ingevuld. De interventies, zoals digitalisering en automatisering, die in het verleden zijn ingezet leiden voorzichtig aan tot minder werk. De effecten treden wel minder snel op en zijn minder omvangrijk om in 2016 de gehele taakstelling in te kunnen vullen. Uit de personeelsplanning voor bedrijfsvoering blijkt bovendien dat er incidenteel extra capaciteitsbehoefte bestaat om naast het reguliere werk ook de verbeterprojecten goed uit te kunnen voeren.